Fine Time for Windows - Modul Projekterfassung

Mit dem Modul Projektzeiterfassung können Sie die laufenden Projektzeiten zur Kostenkontrolle, Nachkalkulation und Erzeugung von Referenzzeiten für die Vorkalkulation ermitteln. Es gibt hierbei drei Erfassungsebenen:

• Projekt
• Unterprojekt
• Arbeitsbereich

Es können beliebig viele Projekte erfasst werden. Zu jedem Projekt kann eine Liste von Unterprojekten hinterlegt werden. Jeder Projektstempelung kann ein Arbeitsbereich (z. B. Tätigkeit, Maschine, Halle etc.) zugewiesen werden. Die Projekt- und Unterprojektnummern sind alphanumerisch und bis zu 16-stellig. Bis zu 100 Arbeitsbereiche lassen sich anlegen. Pausenzeiten und Überstundenzuschläge können automatisch in den Projektzeiten berücksichtigt werden. Projektdaten können an andere ERP-Systeme angebunden werden.

Die exakte Ermittlung von projekt- bzw. auftragsbezogenen Zeiten steht und fällt mit der korrekten Erfassung der Projektstempelungen. Die Erfassung erfolgt dabei in der Regel zeitnah an entsprechenden Erfassungsterminals.
Stationäre oder mobile Terminals mit Barcodelesern vereinfachen die Erfassung und minimieren Fehlerquellen bei der Eingabe. Mitarbeiter, die an Computer-Arbeitsplätzen eingesetzt werden, können an Softwareterminals direkt am PC ihre Zeiten erfassen. Fine Time for Windows stellt die Projekte für den Mitarbeiter wahlweise als Schaltflächen dar. Um eine Stempelung auszulösen, muss lediglich die entsprechende Schaltfläche angeklickt werden. Alternativ stehen ein Webmodul für den Workflow im Intranet mittels Web-Browser und eine Telefonzeiterfassung zur Verfügung.
Für die manuelle Nacherfassung von Projektstunden (z. B. für Monteure) steht ein dezentrales Erfassungsprogramm zur Verfügung, mit dem die Daten nach Stunden eingetragen werden können. Die Daten können dann bspw. per E-Mail an die Zentrale versandt werden.

Fine Time for Windows bietet Ihnen die Möglichkeit, Projektwechsel, -anfang und -ende zu stempeln. Der Standardfall ist der Wechsel:
Hierbei wird mit der Stempelung eines Projekts das zuletzt angestempelte Projekt automatisch beendet. Dies minimiert Eingabefehler und beschleunigt die Erfassung. Leerlaufzeiten werden in der Regel auf entsprechende Leerlaufprojekte gebucht.
Alternativ können auch der Projektanfang und das Projektende erfasst werden, falls ein Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet. Für die Verteilung der Zeiten stehen verschiedene Gewichtungsregeln zur Verfügung. Stückzahlen können ebenfalls erfasst werden.

Fine Time for Windows bietet spezielle Projektzeitkarten an, in denen wahlweise die Arbeitszeitstempelungen und Projektstempelungen oder nur die Projektstempelungen bearbeitet werden können. So können z. B. Mitarbeiter, die für die manuelle Nacherfassung von Projektstempelungen zuständig sind, keine Kommen- oder Gehen-Stempelungen bearbeiten. Projektstempelungen werden im Rahmen der täglichen Abrechnung immer für den gesamten Zeitraum bis zum Ende des Vortages berechnet.
Eine Proforma-Abrechnung erlaubt darüber hinaus die Abrechnung am laufenden Tag. Dies ist z. B. für KFZ-Werkstätten wichtig, um dem Kunden noch am selben Tag die Rechnung ausstellen zu können. Bei einem Einsatz von Online-Terminals werden die Projekte dabei im Moment der Stempelung berechnet.

Für die Auswertung der erfassten Projektdaten stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung. Berichte können für beliebige Zeiträume erzeugt werden. Es ist eine Auswahl nach Projekt, Unterprojekt, Arbeitsbereich und Mitarbeiter möglich. Auswertungen sind jederzeit (auch am laufenden Tag) möglich.
Mit dem integrierten Berichts-Designer können beliebige, kundenspezifische Berichte erstellt werden.

Fine Time for Windows bietet offene Schnittstellen-Standards für die Anbindung an ERP-Systeme. Dabei werden die Stammdaten über das führende System angelegt. Die ermittelten Projektzeiten werden dann wieder von Fine Time for Windows an das führende System zurückübertragen. In der Regel werden die gesamten Projektdaten übertragen.
Die Datenübertragung kann automatisiert werden, sodass z. B. der Datenabgleich automatisch nachts oder am laufenden Tag stattfindet.